بوابة العرب اليوم
بقلم اميرة محمد سليمان اباظة
لنبدأ بوصف سريع لما هو نجاح المشروع بالفعل قبل أن نصل إلى عوامل النجاح. تبدو الإجابات بسيطة للوهلة الأولى: يعتبر المشروع جيدًا إذا تحقق الغرض من المشروع. هذا يعني أنك قد حددت أهدافًا محددة. لكن في الواقع لا يكفي لتحقيق أهداف مشروعك اعتبار المشروع جيدًا. قد تحقق أهداف مشروعك ولكنك تفشل في تحقيق العديد من الأهداف الأخرى المتعلقة بإكمال المشروع.
عوامل النجاح
في إدارة المشاريع ، هناك الكثير من الدراسات حول عوامل النجاح. تختلف النتائج حسب المشاركين وحجم الدراسة والصناعة. ومع ذلك ، فإن بعض العوامل المتكررة واضحة ويبدو أنها تلعب دورًا حاسمًا ، بغض النظر عن سياق المشروع.
دعونا نلقي نظرة على هذه العوامل:
1. مدراء المشاريع من ذوي الخبرة وقادة فريق المشاريع المهنية
يمكنك فهم نظرية وأساليب إدارة المشروع ، لكن الخبرة هي أحد العوامل الرئيسية للنجاح في النهاية. كلما زادت خبرة مدير المشروع ، زادت احتمالية قدرته على التغلب على تحديات المشروع اليومية. لتجنب سوء الفهم ، ضع في اعتبارك الأدوار والمسؤوليات الواضحة. لا يُعرف مديرو المشاريع الناجحون فقط بالمعرفة التقنية ولكن أيضًا بالقيادة.
تأكد من أن أعضاء الفريق لديهم المهارات اللازمة لتحقيق النتائج المطلوبة وإضفاء موقف إيجابي من المشروع. أيضًا ، ككل ، يجب أن يعمل الفريق. لذلك من الضروري بناء فريق لديه الدافع للعمل نحو هدف مشترك معًا.
2. المنهج المنهجي
للنجاح ، يعد اختيار منهجية مناسبة لإدارة المشروع أمرًا بالغ الأهمية. للتأكد من أن عمليتك واضحة وموثوقة وفعالة ، اتبع اتجاهات وتقنيات إطار العمل الذي اخترته. يجب على جميع أصحاب المصلحة أن يفهموا ويتفقوا على استثمار الوقت لتحديد هدف واضح للمشروع.
3. التخطيط السليم
يسارع العديد من مديري المشاريع إلى مرحلة تنفيذ المشروع ولا يأخذون وقتًا كافيًا للتخطيط السليم. لا تخطئ هنا. استثمر الوقت والموارد الكافية في الجدولة الشاملة.
4. الالتزام بأفضل الممارسات
لا تحتاج العجلة إلى إعادة اختراعها. إدارة المشروع في حد ذاته يشكل تحديا. استخدم الأطر وأفضل الممارسات حيثما أمكن ذلك. بدلاً من بناء كل شيء من الألف إلى الياء ، استفد من تجربة النجاحات السابقة وقم بتكييف الاستراتيجيات المثبتة مع حالتك الفردية. يمكّنك هذا من تركيز مواردك على العناصر المميزة حقًا لمشروعك والتي ستحدث فرقًا كبيرًا.
5. المراقبة والتحكم
تحقق من تقدمك وقيم النتائج بانتظام. لفهم ما إذا كان المشروع على المسار الصحيح بسرعة ، حدد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) ، واستخدم التقارير. سوف تتعرف في وقت مبكر عندما تسير الأمور بشكل جانبي ويمكن أن تتخذ إجراءات مضادة قبل حدوث ضرر أكبر.
6. استخدم برنامج محترف
جودة الأدوات التي اخترتها لها تأثير مباشر على جودة إدارتك. عادة ما يتم التقليل من دور برامج إدارة المشاريع. يقلل البرنامج الاحترافي والبديهي من مخاطر الأخطاء وسوء التقدير ، ويوفر أفضل نظرة عامة ممكنة لجميع مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة ، ويعرض بشكل موثوق بيانات مهمة على جميع الأجهزة الضرورية. يعزز البرنامج التعاون الجماعي الآمن والسهل وهو الأساس لتوفير الوصول إلى المعلومات التي يحتاجها كل عضو في الفريق.
استثمر في أداة احترافية ومحددة بدلاً من العمل مع Excel أو برامج جداول البيانات الأخرى التي لم يتم إنشاؤها لاحتياجات إدارة المشروع. سوف يبسط عملك ، وسيؤثر على نجاح مشروعك.
7. الاتصال الفعال
من خلال الاتصال المناسب ، يمكن منع العديد من التطورات غير المرغوب فيها في المشاريع أو على الأقل اكتشافها في وقت سابق. تأكد من أن عمليات الاتصال الرسمية (الاجتماعات والوثائق) ، وكذلك العمليات غير الرسمية ، يتم تنفيذها واستخدامها. يلعب التواصل بين أعضاء الفريق دورًا مهمًا. قدم فرصًا لموظفيك للالتقاء خارج الاجتماعات الرسمية ، على سبيل المثال ، في مكاتبك في ركن القهوة أو في أداة الدردشة.
8. العمل مع الأشخاص الملتزمين
تتمتع أي استراتيجية وخطة بالقدرة على الانهيار التام بدون وجود الفريق المناسب. نتيجة لذلك ، يجب أن يكون طاقم المشروع الأساسي ، والموارد المتخصصة ، والمصنعون ، وجميع أصحاب المصلحة جزءًا من ديناميكية الفريق. يجب أن يلتزم جميع المعنيين بالمجموعة ويشاركون رؤى مشروع مماثلة ويسعون جاهدين لتحقيق النجاح الشامل.
9- من المهم تعيين الأفراد المناسبين لكل جانب من جوانب المشروع والتأكد من أنهم يعملون معًا بشكل جيد. بالإضافة إلى ذلك ، للحصول على النتيجة الأكثر نجاحًا ، يجب أن يكون الفريق بأكمله على اطلاع كامل ومشارك ، مما يعني أن التواصل يجب أن يكون على قدم المساواة.
10. الإدارة الحذرة للمخاطر
يعرف مديرو المشاريع أن الأشياء المخطط لها نادرا ما تنفجر. من الضروري إنشاء سجل مخاطر مع خطة عمل لمخاطر المشروع
